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新时期档案管理数字化研究

出处:论文网
时间:2019-09-11

新时期档案管理数字化研究

  [中图分类号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194(2019)12-0-02

  0     引 言

  随着时代的进步与发展,传统人工档案管理模式暴露出许多问题,难以满足新时期的档案管理工作需要。在信息时代背景下,依托计算机技术与网络技术,档案管理已经逐渐实行数字化管理模式,提高了档案管理工作的质量与效率。以下主要围绕现如今档案数字化管理中存在的问题展开简单分析与探讨。

  1     新时期档案管理数字化存在的主要问题

  1.1   档案管理人员的素质有待提升

  我国档案管理人员队伍主要存在的问题是档案管理人员的业务水平与综合素质有待提升,且档案管理人员队伍老龄化问题严重。由于档案管理工作对年轻人缺乏一定的吸引力,许多年轻人都不愿从事该类工作,在择业中通常会选择具有挑战性与发展前途的工作,加剧了档案管理人员队伍的老龄化问题;年事已高的档案管理人员通常思维守旧,不能很好地适应数字化管理,在开展数字化档案管理工作中经常不能熟练操作计算机。此外,受传统思想观念的束缚较深,档案管理人员在新时代背景下缺乏创新意识,忽视对档案资源的发掘工作,制约了档案管理数字化进程。

  1.2   缺乏先进的数字化设备

  软件资源、硬件资源以及网络资源等是档案数字化管理的基础,然而,受到资金限制,企业无法配齐各种数字化设备,尤其是计算机系统与程序过于陈旧,阻碍档案管理的工作质量与效率提升。在推进档案数字化管理进程中,计算机设备是不可缺少的重要内容,是实现档案数字化管理的基础。因此,要想实现档案管理数字化,企业要积极引进各种先进的现代化设备,及时更新陈旧的设备程序与系统等,从而满足新时期档案数字化管理的需要,为档案资料的可靠性与真实性提供重要保障,实现对各种档案资料的长久保存,充分挖掘档案资料的价值。

  1.3   档案数字化管理存在风险

  随着信息时代的到来,网络技术与计算机技术在社会各个领域之中应用广泛,在给人们带来许多便利的同时引发了信息安全问题,特别是计算机系统中的档案信息极易受到病毒与黑客攻击,加大了档案管理工作的难度。此外,在纸质档案转化电子档案的过程中,档案编辑多采用电子编码技术,但该技术在应用中存在一定的不足,具体表现为原始凭证在被修改后不存在遗留痕迹,导致管理人员无法在第一时间被发现。因此,要高度警惕各种违反档案法律法规的行为。

  2     实现档案管理数字化的重要意义

  传统手工档案管理模式在我国事业单位与机关部门中应用时间较长,该模式存在的主要问题是档案管理工作效率不高、保密性不够以及信息查找不便利等。在新时期,档案管理工作任务愈加繁重,而传统管理模式工作量大、时间长,阻碍档案管理工作有效开展。在档案管理工作中应用计算机技术与网络技术,能够显著提高档案管理工作效率,特别是提高信息检索与查询效率。通过应用自动搜索功能,可以节约档案管理人员的查询时间,满足用户档案资料的需要,实现对档案信息资料的充分利用。具体而言,数字化档案管理具有如下优势。

  2.1   提升企业的经济效益

  随着社会的进步与发展,人们每天要接收与处理大量信息,而传统办公方式由于工作效率低,无法实现对大量信息的快速、高效处理。基于传统档案管理模式下,要想实现海量信息处理,不得已要增加办公费用与人员,这必然会增加企业成本,影响企业的经济效益。而数字化档案管理模式相对传统粗放型模式而言,最大的优势是实现了对传统纸张档案机读,既节约保管费用与占地空间,又可以提高查阅效率,减少了人员与纸张浪费。

  2.2   提升了档案利用效率

  传统纸质档案多保存于档案馆与档案室,对于用户来说存在许多不便。而数字化档案管理的特点是高效、便捷,用户可以快速、准确地查找出所需档案。通过应用计算机技术,档案查找摆脱了时空限制,用户可以隨时随地查找档案,充分利用档案资料。

  2.3   提升档案管理工作效率

  数字化档案管理的作用是可以实现对档案资料的及时归档,满足用户需要。比如,人事档案在企业发展中属于重要内容,而企业人事档案管理要面向繁多的管理对象,包括职工入厂、调动以及退休等,传统人工档案管理方式要先对档案归档后才可以查询,而基于计算机技术与网络技术为核心的数字化档案可以准确反映出目前情况。同时,数字化档案的另一优势是可以简化资料查询,便于办公人员进行随时查询。

  3     档案管理数字化的发展措施

  3.1   文书处理以及归档开展数字化管理

  档案工作最基础的内容是文书工作,而文书工作的质量在很大程度上会影响档案工作的质量与效果。因此,为了满足新时期档案管理工作的需要,应用计算机能够完成文件登记工作,并按照批办次序在局域网范围内依次传阅,并提前设定好催办时间。如果不能按时返回传阅文件,催办程序会向承办人发出相关信息,提醒其要及时进行文件阅读,在完成对文件的处理后进行预立卷整理,减轻档案管理人员的工作压力。   3.2   加快系统工程建设

  档案电子化建设涉及了总体设计、软件开发、扫描录入、档案整理、光盘备份、设备选型以及查询管理等多项内容,这是一项系统工程。为了实现海量档案信息高效录入与保管,系统会利用磁盘阵列存储、双服务器以及高速扫描仪等实行集中扫描,并通过光盘与磁带等对文字资料等进行双备份,避免出现资料丢失问题。

  3.3   构建信息技术支撑系统

  3.3.1   系统要具备平滑升级能力

  信息技术支撑系统将光纤与磁盘阵列相连接,从而为系统高性能提供重要保证。此外,通过扩展模块应用,可以大大扩充系统存储容量。存储系统本身要具备良好的可拓展性,实现在线扩容的同时具备保护功能。

  3.3.2   系统要具备良好的可靠性

  信息技术支撑系统应用的各种磁盘阵列产品包括电源、阵列控制器、链路控制器、风扇以及双口光纤硬盘等,在硬件组成以及结构等方面需要采用冗余设计,避免存在单点故障,从而保证系统运行的安全性与可靠性。此外,就磁盘阵列而言,需要运用各类PAID保护级别,满足不同用户的实际需要。系统对硬件要求非常严格,需要硬件支持热插拔,从而为系统应用的连续性提供重要保证。

  3.4   提升档案管理人员的综合素质

  档案管理人员作为数字化档案管理工作的主要执行者与实施者,其专业水平与综合素质的高低直接关系档案管理工作的质量与效率。因此,有必要加强对档案管理人员的培训力度,提高档案管理人员的计算机操作水平,使其能够在档案管理工作中熟练应用档案数字化技能。此外,在全新发展时期下,作为一名档案管理人员,有必要不断提高自身素质,学习各种技能技巧,做好档案资料保密工作,为顺利进行数字化档案管理工作贡献自身的力量。安全是对档案管理工作最重要也是最基本的要求,因此,档案管理人员要提高自身安全意识,做好档案资料的保存工作,从而为档案管理工作的安全性与可靠性提供重要保障。

  3.5   加大设备引进与更新投入

  设备是档案数字化管理中必不可少的内容,是影响档案管理工作效率的重要因素。因此,在推进数字化档案管理进程中,要加大设备投入,积极引进现代化设备,及时更新计算机系统与程序。除了要做好软件设备的更新工作,还要更新落后的硬件设施,并加强对硬件设备的保养,这样不仅可以延长设备的使用期限,还可以提升档案管理工作的质量与效率。此外,在档案管理工作中要善于吸收与借鉴优秀的经验,注重资源转换与共享,建立健全数字化档案管理体系,从而提高档案利用率。

  4     结 语

  数字化档案管理模式是对传统人工档案管理模式的重大突破,将其应用于档案管理中,不仅可以提高档案管理工作的质量与效率,还可以提升档案管理工作的信息化水平,从而满足新时期档案管理工作的需要,推进档案管理事业更上一层楼。

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